Pächter / Mitglieder / Externe
Welche Personengruppen können verwaltet werden?
Haupt- und Mitpächter, Mitglieder ohne Garten (passive Mitglieder), Externe (z.B. Rechtsanwälte, Mieter des Vereinshauses) und Interessenten auf der Warteliste.
Welche Daten können bei den Personen hinterlegt werden?
Kontaktdaten, Anschriften, verschlüsselt gespeicherte Kontoverbindungen, frei definierbare Merkmale, Dokumente ohne Speicherplatzbegrenzung, Vereinszugehörigkeit, Geburtstag, SEPA-Mandat und vieles mehr.
Was wird in den Stammdaten angezeigt?
Zugeordnete Gärten, Kosten, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Adressen, Rechnungen, Versicherungen, Dokumente, Buchungen und Arbeitsdienste – alles auf einen Blick.
Wie werden die Kosten hinterlegt?
Kosten können individuell pro Pächter zugewiesen werden – mit unterschiedlichen Beträgen und Rechnungsarten. Massenupdate mit Berechnungen ist möglich. Verbräuche werden automatisch zugeordnet, nicht geleistete Arbeitsstunden werden im Modul Gemeinschaftsarbeit berechnet.
Wie kompliziert ist ein Pächterwechsel?
Gar nicht! Ein Wizard-Formular führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Alle Pflichtfelder werden geprüft – Sie können nichts vergessen.
Wie viele Dokumente kann ich bei den Personen hinterlegen?
Es gibt keine Speicherplatzbegrenzung. Sie können beliebig viele Dokumente im gesamten System hinterlegen – damit alles an einem Ort verwaltet wird.
Gärten / Werkzeughütten / Parkplätze (Objekte)
Gibt es eine Begrenzung für das Anlegen von Objekten?
Nein, Sie können beliebig viele Objekte anlegen.
Kann man die Gärten in Kolonien, Abteilungen oder Wegen unterteilen?
Ja, Gärten können Kolonien, Abteilungen oder Wegen zugeordnet werden.
Welche Daten kann ich bei den Objekten hinterlegen?
Gartengröße, Weg-/Öffentlicher Anteil, Grundsteuer A/B, Pachtaufteilung, Dokumente, Grundbucheintrag, letzte Wertermittlung und frei definierbare Eigenschaften (z.B. bebaute Fläche, Bauart, Abwasseranschluss).
Kann ich selber Eigenschaften hinzufügen?
Ja, Sie legen eigene Eigenschaften an und weisen diese per Masseneingabe mehreren Gärten gleichzeitig zu.
Welche Dokumenttypen kann ich hinterlegen?
Alle gängigen Formate: Bilder, Word, Excel, OpenOffice, ZIP und mehr. Fehlt ein Typ? Schreiben Sie ein Ticket und wir schalten ihn mit dem nächsten Update frei.
Strom-, Wasser-, Gas-Zähler
Wie viele Medien und Zähler kann ich anlegen?
Unbegrenzt. Jeder Garten kann unterschiedlich viele Zähler haben.
Wie wird Abwasser berechnet?
Sie legen fest, wie viel Prozent des Frischwassers als Abwasser gerechnet wird. Auch komplexe Berechnungen (z.B. Gießwasserzähler abziehen) werden automatisch bei der Rechnungserstellung durchgeführt.
Wie werden geteilte Zähler abgerechnet?
Bei jedem Zähler wird hinterlegt, wie der Verbrauch aufzuteilen ist. Gemeinschaftsverbrauch (z.B. Toilettenhäuschen) wird mit einem Klick auf alle Gärten umgelegt.
Was passiert bei einem Zählertausch?
Daten des alten Zählers bleiben erhalten. Mehrere Tausche pro Jahr sind möglich – alle Verbräuche werden automatisch korrekt abgerechnet, egal ob der Zähler noch aktiv ist oder nicht.
Auf welche Weise können Zählerstände erfasst werden?
Drei Methoden, auch kombinierbar: 1) Direkt via Smartphone mit Foto und Unterschrift. 2) Excel-Ableseliste exportieren, ausfüllen, importieren. 3) Ableseliste ausdrucken und manuell übertragen.
Kann ich eingegebene Zählerstände nachträglich korrigieren?
Ja, eine Übersicht aller noch nicht abgerechneten Zählerstände ermöglicht einfaches Korrigieren.
Können Arbeitspreise je Kolonie unterschiedlich sein?
Ja, Sie können Arbeitspreise pro Kolonie/Abteilung/Weg individuell hinterlegen.
Können wir unsere Zählerstruktur mit Zwischenzählern abbilden?
Ja, in einer Baumstruktur mit Haupt-, Zwischen- und Gruppenzählern.
Mobile Verbrauchsablesung
Wie kann ich Verbräuche mobil erfassen?
Loggen Sie sich über Smartphone oder Tablet ein und geben die Daten direkt ein. Bei schlechtem Empfang: Excel-Ableseliste herunterladen, ausfüllen und importieren.
Kann ich ein Bild des Zählers speichern?
Ja, zu jeder Ablesung können Sie direkt die Kamera des Geräts nutzen und ein Foto hochladen.
Kann der Pächter die Ablesung bestätigen?
Ja, der Pächter kann direkt auf dem Gerät digital unterschreiben – wie beim Postboten an der Haustür.
Entstehen bei der mobilen Ablesung zusätzliche Kosten?
Im Programm nicht. Es können ggf. Mobilfunkkosten je nach Ihrem Vertrag entstehen.
Strom-/Wasser-Verluste (Schwund)
Kann ich die Differenz zwischen Haupt- und Gartenzählern ermitteln?
Ja, eine vorgefertigte Funktion berechnet den Schwund automatisch – auch bei mehreren Kolonien mit eigenen Hauptzählern.
Wie kommt der Schwund auf die Rechnung?
Nach Ermittlung gibt es eine Funktion, die die Kosten auf alle oder ausgewählte Parzellen verteilt.
Rechnungen (500 Stück in 10 Minuten)
Wie viele Rechnungen kann ich auf einmal erstellen?
500 pro Rechnungslauf in ca. 10 Minuten. Sie können beliebig viele Läufe hintereinander starten. Vor Doppelrechnungen werden Sie gewarnt.
Kann ich die Rechnungstexte individualisieren?
Ja, alle Texte sind individuell anpassbar. Auch Abschnitte, Reihenfolge der Kosten und Seitenlayouts können frei gestaltet werden.
Kann ich Rechnungen vor der Erstellung noch verändern?
Ja, alle Rechnungen werden zuerst als Entwurf erstellt – diesen können Sie nach Belieben ändern, individuelle Kosten hinzufügen oder Vorauszahlungen erstatten.
Kann ich verschiedene Rechnungsarten erstellen?
Ja – z.B. nur für Energieverbräuche, nur Versicherungen, oder die Jahresrechnung. Jede Rechnungsart kann ein eigenes Layout mit anderen Briefköpfen haben.
Muss ich beim Bezahlen die Beträge auf Konten verteilen?
Nein, das macht das Programm automatisch wenn Sie die Rechnung auf bezahlt setzen.
Wie kommen die Verbrauchsdaten auf die Rechnung?
Automatisch. Sobald abgelesene Verbräuche vorhanden sind, werden diese der entsprechenden Rechnungsposition zugeordnet.
Ist die Konfiguration der Rechnungseinstellungen schwierig?
Nein. Die Ersteinrichtung wird gemeinsam mit unserem Support durchgeführt und erklärt – am Ende erstellen Sie direkt die ersten Testrechnungen.
Buchhaltung
Welche Kontenrahmen stehen zur Verfügung?
SKR03, SKR04, SKR49 und SKR42. Sie können die Kontonummern auch frei vergeben.
Ich habe Probleme mit Soll und Haben – wie unterstützt mich das Programm?
Unsere Buchungshilfe deckt ca. 95% aller Buchungsfälle ab. Sie werden über Fragen zur Buchung geführt – keine Buchhaltungskenntnisse erforderlich.
Kann ich eine EÜR und einen Kassenbericht erzeugen?
Ja, die EÜR ist immer tagesaktuell. Den Kassenbericht können Sie selbst konfigurieren und in Tätigkeitsbereiche untergliedern.
Können die Kassenprüfer online auf die Daten zugreifen?
Ja, der Vorstand kann den Kassenprüfern einen eigenen Zugang mit Leserechten auf die Finanzen einrichten.
Gibt es Buchungsvorlagen?
Ja, manuell oder aus bestehenden Buchungen erstellen – auch Splitt-Buchungen sind möglich. Vorlagen können mit anderen Benutzern geteilt werden.
Wie funktioniert der Jahresabschluss?
Das Programm erzeugt automatisch ein neues Finanzjahr. Sie vervollständigen die Buchungen und übertragen die Kontostände mit einem Klick. Auch abweichende Wirtschaftsjahre werden unterstützt.
Banking
Wie bekomme ich die Umsatzdaten meiner Bank ins Programm?
Laden Sie im Online-Portal Ihrer Bank die Daten als CSV-Datei herunter – das bietet jede Bank kostenlos an. Diese Datei importieren Sie dann bei uns, ebenfalls komplett kostenlos.
Muss ich jeden Eintrag jedes Mal neu eingeben?
Nein. Unsere kleine KI merkt sich Ihre Eingaben. Bei wiederkehrenden Geschäftsvorällen ist das Formular bereits vorausgefüllt.
Kann ich SEPA-Lastschriften erzeugen?
Ja, nach der Rechnungsstellung können Sie die Lastschrift-Rechnungen filtern und die SEPA-Datei für Ihre Bank erzeugen.
Sitzungen und Versammlungen
Welche Arten von Versammlungen kann ich anlegen?
Jede Art – Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen, Festausschuss-Treffen etc.
Können Teilnehmer digital unterschreiben?
Ja, legen Sie ein Tablet aus und jeder kann mit Finger oder Touch-Stift bei seinem Namen unterschreiben.
Wie werden Einladungen und Protokolle versendet?
Per E-Mail oder Ausdruck – beides gleich einfach. Der Vorstand kann einmalig digital unterschreiben, dann werden bis zu 3 Unterschriften automatisch aufgedruckt.
Gibt es ein Beschlussregister?
Ja, alle gefassten Beschlüsse inkl. Abstimmungsergebnis werden eingetragen und mit der Sitzung verknüpft.
Inventar
Wie viele Geräte kann ich anlegen?
Unbegrenzt. Sie können auch mehrere tausend Geräte anlegen und in selbst festgelegte Kategorien (z.B. Werkzeuge, Büromöbel) einteilen.
Wie funktioniert das Verleihen?
Jedem Inventar wird ein QR-Code zugewiesen. Diesen auf das Gerät kleben, dann einfach vom Smartphone scannen zum Verleihen und Rücknehmen.
Können Geräte reserviert werden?
Ja, Geräte können reserviert und später ausgeliehen werden. Bei Rückgabe kann der Zustand über eine 5-Sterne Bewertung festgehalten werden.
Kann ich Abschreibungen hinterlegen?
Ja, das Programm berechnet Abschreibungen automatisch. Die Abschreibungstabellen des BMF sind verlinkt.
Dokumentenverwaltung
Wie viel Speicherplatz steht mir zur Verfügung?
Unbegrenzt. Wir möchten, dass Sie alles an einem Ort verwalten können – ohne störende Begrenzungen.
Werden im Programm erzeugte Dokumente automatisch zugeordnet?
Ja. Alle Rechnungen, Briefe und sonstige Dokumente, die Sie im Programm erzeugen, werden automatisch beim jeweiligen Mitglied hinterlegt.
Wo überall kann ich Dokumente ablegen?
In jedem Modul – bei Mitgliedern, Gärten, Verbrauchszählern, Sitzungen, Rechnungen und in der Buchhaltung.
SSL-Verschlüsselung & Sicherheit
Wie sicher sind die Daten der Vereinsmitglieder?
Alle Daten werden SSL-verschlüsselt übertragen. Bankdaten werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert – jeder Verein mit einer eigenen Verschlüsselung.
Wie werden die Benutzerkonten geschützt?
Mit 2-Faktor-Authentifizierung über einen Smartphone-Code, der sich alle 30 Sekunden ändert. Inaktive Benutzer werden automatisch aufgefordert, sich einzuloggen.
Benutzerverwaltung
Wie viele Benutzer kann ich anlegen?
Unbegrenzt – ohne zusätzliche Kosten.
Kann ich selber Berechtigungsgruppen anlegen?
Ja, Sie können eigene Gruppen aus über 300 Berechtigungen zusammenstellen und Benutzer einzeln sperren oder löschen.
Können Benutzer auf bestimmte Kolonien begrenzt werden?
Ja, Berechtigungen können auf Kolonien, Abteilungen oder Wege eingeschränkt werden.
Backup & Datensicherung
Wie oft findet ein Backup statt?
Jede Nacht wird ein komplettes Backup erstellt – inklusive aller gespeicherten Dokumente.
Wo wird das Backup gespeichert?
Auf einem separaten Server. Vom Backup wird zusätzlich ein Backup auf einem dritten Server erstellt.
Wie lange wird das Backup aufbewahrt?
90 Tage. Es dient dazu, bei einem Serverausfall die Daten wiederherstellen zu können.
Listen & Daten-Export
Welche Daten kann ich exportieren?
Alle Verbrauchsdaten und alle Mitgliederdaten einschließlich der Kosten. Kontaktdaten als Liste (Druck oder Excel).
Welche Berichte gibt es in der Buchhaltung?
EÜR, konfigurierbarer Kassenbericht, Kontobericht, Kontoblatt (PDF) und Kontosalden (Excel-Export).
Kann ich Verbräuche als Diagramm anzeigen?
Ja, mit wenigen Klicks je Garten oder Kolonie.
Hilfe & Videoanleitungen
Gibt es Hilfe-Videos für die Software?
Ja, für alle Module gibt es Hilfevideos mit zusätzlichen Beschreibungen und direkten Links zur richtigen Stelle im Video.
Kann ich auch jemanden anrufen?
Ja, der Telefon-Support ist immer Bestandteil des Vertrages. Die Nummer finden Sie direkt im Programm.
Kann ich ein Ticket schreiben?
Ja, jederzeit – das Ticket wird schnellstmöglich beantwortet.
Wie arbeite ich mich am schnellsten ein?
Besuchen Sie unsere regelmäßigen Schulungen. Die Termine finden Sie in der Hilfe – mit einem Klick anmelden und den Schulungslink per E-Mail erhalten.
Unbegrenzter Speicherplatz
Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
Unbegrenzt! Wir glauben nicht an Speicherplatzbegrenzungen für Dokumente – das führt nur dazu, dass Unterlagen verstreut abgelegt werden und die Suche nie endet.
Automatische Updates
Muss ich für Aktualisierungen extra bezahlen?
Nein, alle Updates sind immer im Preis enthalten. Neue Module in der Regel auch.
Werden kostenpflichtige Module automatisch berechnet?
Nein. Kostenpflichtige Module müssen aktiv bestellt werden – nichts wird automatisch hinzugefügt.
Woher weiß ich, was sich geändert hat?
Nach dem Einloggen landen Sie im Dashboard – dort werden alle Änderungen und Neuerungen angezeigt.
Lizenzmodell
Wie viele Lizenzen benötige ich?
Immer nur eine Lizenz pro Verein. Wir berechnen nicht je Benutzer.
Wie viele Benutzer kann ich anlegen?
Unbegrenzt – auch Administratoren.
Kann ich die Berechtigungen selber verwalten?
Ja, Sie können eigene Berechtigungsgruppen anlegen und an Benutzer vergeben.
Mitwirken
Kann ich eigene Ideen einbringen?
Ja, sehr gerne! Unser Programm wird ausschließlich mit den Ideen der Vereine weiterentwickelt. Alle Neuerungen basieren auf den Wünschen unserer Kunden.
Wie schnell werden die Ideen umgesetzt?
Das hängt von der Komplexität ab – manchmal nur wenige Tage, manchmal ein ganzes Jahr. Die Umsetzung richtet sich danach, wie nützlich die Funktion für alle Kunden ist.